كتابة المراسلات والتقارير

المدرب:رانية ياسر جبر

مقدمة عن البرنامج

ان الاتصال الكتابي في مجال الأعمال أصبح ضرورياً على المهنيين والموظفين مع تزايد اعتماد المؤسسات، الشركات والمنظمات الحكومية عليه. فأصبح من الضروري على الموظفين من اتقان هذه المهارات والتمييز بها، وبالتالي، أصبح التمّيز في صياغة وكتابة المراسلات والخطابات في مجال الأعمال من إحدى أبرز المهارات القيّمة للتواصل المكتوب، سواء من خلال التواصل مع المدراء والزملاء أو التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من المراجعين والمرسلة إليهم.

أهداف البرنامج:

 تهدف دورة صياغة المراسلات والتقارير إلى تنمية مهارات المشاركين المتعلقة بإعداد وصياغة المراسلات والتقارير، وتعريفهم على أهم المهارات والممارسات والمعايير الإدارية والفنية لتحقيق الفعالية والكفاءة في صياغة وكتابة تلك المراسلات بما يتناسب مع أهداف وهوية المؤسسة وجهة العمل، بالإضافة الى تمكين المتدربين من أساليب التعبير المناسبة والصياغات السليمة المهنية والمتوازنة.  

الفئة المستهدفة

• المدراء في المستويات الإدارية المختلفة
• العاملون في دوائر الموارد البشرية او أي دائرة ادارية
• المساعدون الإداريون
• كل من يرغب بتطوير مهاراته وخبراته
•  

محتويات البرنامج

أولا(اليوم الأول ) :  كتابة المراسلات الإدارية (الرسالة، الايميل، المذكرات الداخلية)

• أسس مهارات الصياغة اللغوية والتعرف على أنواع والمراسلات الإدارية
• إعداد وكتابة الرسائل، والفرق بين الرسائل والايميل والمذكرات الداخلية
• أنواع الرسائل:

– الرسائل التي تحمل أخبارًا جيدة مثل: رسالة الترقية، النجاح في مشروع معين، رسائل الطلب

– الرسائل التي تحمل أخبارًا سيئة مثل: رسائل الرفض، رسائل الاعتذار، رسائل الشكوى  

• كتابة الايميلات
• كتابة المذكرات الداخلية

ثانيا ( اليوم الثاني ) : كتابة التقارير

• تعريف التقرير
• اهداف التقرير
• شكل التقرير
• انواع التقارير بناء على الغرض الرئيسي للتقرير والجمهور المستهدف

– تقارير رسمية/ غير رسمية

–  تقارير دورية / غير دورية

–  تقارير متخصصة لأهداف معينة

• مرحلة اعداد التقرير (ما قبل كتابة التقرير)
• مرحلة كتابة التقرير

–  هيكل التقرير

–  اللغة المستخدمة لكتابة التقرير

–  طريقة التقديم او العرض

• مرحلة ما بعد الانتهاء من كتابة التقرير

أساليب التدريب (أختياري)

• العرض من خلال البور-بوينت
• دراسة حالة اذ ان هذه الطريقة تعزز بشكل فعال دافع المتدرب
• التدريب القائم على الألعاب الإدارية من اجل استنباط الهدف المرجو من التدريب
• لعب الأدوار