المدرب: أ.بهاء اعبية
مقدمة في البرنامج :
في العصر الرقمي، تعد الإدارة الفعالة للأرشيف وتنظيم الملفات مكونين أساسيين للحفاظ على سير العمل بطريقة مبسطة وفعالة. سواء كان ذلك على المستوى الشخصي أو المهني، فإن الطريقة التي نتعامل بها مع ملفاتنا وننظمها يمكن أن تؤثر بشكل كبير على الإنتاجية وإمكانية الوصول.
تتضمن إدارة الأرشيف الترتيب المنهجي للملفات والمستندات وتخزينها واسترجاعها حيث تضمن هذه العملية الحفاظ على المعلومات و سهولة الوصول إليها عند الحاجة. يسهل الأرشيف المنظم جيدًا إدارة البيانات بكفاءة، ويمنع فقدان البيانات، ويدعم التعاون السلس.
أهداف البرنامج
- تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
- تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
- التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.
- التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .
- انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .
- الاطلاع على التجارب العربية المتاحة
محتويات البرنامج
المحـور الأول: الارشفـة وتنظيم الملفات والمحفوظات والوثائق
- طبيعة الأرشفة وتنظيم الملفات.
- أهمية تنظيم المعاملات والوثائق في المؤسسات.
- الأطر التنظيمية للمحفوظات والارشيف.
- الفرق بين الأرشفة والحفظ والتوثيق.
- مراحل حياة المحفوظات والملفات.
- أهداف الاحتفاظ بالملفات والمستندات.
- فوائد برامج إدارة الملفات وأرشفتها.
- طرق التعامل مع الوثائق المتقادمة.
- اعتبارات المستندات لدى المؤسسات.
- مركزية ولامركزية ادارة الملفات والوثائق.
- طرق حفظ وتداول الملفات والوثائق والمستندات.
المحور الثاني: التصنيف والترميز والفهرسة
- علم البيانات والمعلومات وأهميته.
- تقييم وتصنيف وارشفة الوثائق.
- طبيعة وأهمية وأنواع الأرشيف الورقي.
- مخاطر الأرشفـة الورقيـة والحفظ الورقي.
- توثيق وأرشفة وتصنيف الملفات والوثائق.
- البحث والتصنيف والطباعة في الأرشيف الورقي.
- التصنيف والترقيم والترميز والتصنيف الموضوعي للوثائق.
المحور الثالث: نُظــــم الارشفـة وإدارة الملفات والـوثائـــق الكترونيــــاً (EDMS)
- إدارة المعلومات ومفاهيم ومتطلبات التحول الرقمي.
- الارشفة الالكترونية واهميتها واحتياجات تطبيقها.
- الغاية من نظام الارشفة وإدارة الوثائق والملفات الإلكتروني.
- الشروط الواجب توافرها في برامج الارشفـة الإلكترونية.
- إدارة التغيير وثقافة المؤسسة خلال عملية التحول.
- عرض لاهم التقنيات الحديثة في الارشفة وحفظ الملفات.
- المدخلات والمخرجات والمعالجة والتقييم والواجهات والعلاقات.
- الاختلافات بين نظام إدارة السجلات ونظام إدارة الوثائق الإلكتروني.
المحور الرابع: التحول من الأرشيف الورقي الى الرقمي (إطار العمل)
- تحليل العمليات الحالية.
- مراجعة العمليات والتوثيق.
- التنفيذ: إدارة التغيير.
- الخيارات التكنولوجية.
- المراقبة وقياس الفعالية والتحليل.
- تنفيذ خارطة العملية ومسار خطوات العمل.
- تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني والاستراتيجيات المتعلقة به.
المحور الخامس: أمن الوثائق والتحكم بها
- أنظمة الصلاحيات.
- التخويل والتصريح.
- التواقيع الإلكترونية.
- أمن الوثائق والتشفير.
- مستويات الأمن المتعددة.
- النسخ الاحتياطية واسترجاع الوثائق.
- الأنظمة المبنية على الملفات والمجلدات.
الفئة المستهدفة
- الموظفين المعنيين بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية
- مدراء المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق
- العاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات
أساليب التدريب (أختياري)
يعتمد أسلوب التدريب على استعراض ومراجعة المفاهيم الاساسية لمحتوى المادة التدريبية، ويحتوي على نقاش مفتوح ومشاركة فعالة، ويتخلله تشكيل فرق عمل وتمارين وحالات عملية بحيث يتمكن المشاركون من التطبيق العملي للمفاهيم والمهارات
تقدم في اللغة العربية و تكون لغة المنهاج التدريبي ولغة المحاضرة في اللغة العربية مع بعض المصطلحات بكلا اللغتين العربية والانجليزية خلال المحاضرات.
عدد الساعات : 12 ساعة تدريبية .
تاريخ الانعقاد : أيام الأحد حتى الأربعاء 18-21/02/2024
وقت الانعقاد : 17:30 -20:30
مكان الانعقاد : ZOOM
الرسوم: (120$) للمشارك الواحد من المؤسسات الأعضاء، و (140$) للمشارك الواحد من المؤسسات غير الأعضاء
معلومات عن المدرب :
المؤهلات العلمية
- جامعــة اربــد الأهليــة / بكالوريــوس عــلوم كمبيوتــر (1998).
- معهد التربية التابــع لوكالــة الغــوث الدولية / دبلــوم عــلم نــفس تربــوي (2007).
- كلية أوكسفورد للدراسات العليا و الدكتوراه / دكتوراه فخرية في التدريب و التطوير (2014).
- مـدرب معتمـد مـن قبـل معهـد القيـادة والإدارة البـريطـانـي ( ILM ).
الخبرات العملية :
- مدير التدريب في شركــة فــيوتشركيدز السعوديــة ، الريــاض من ( 1998 / 2002) .
حيث قام بالعديد من الأمور أبرزها
- عقد الدورات التدريبية للمدربين الجدد.
- تقديم التقارير و الاحصاءات للإدارة العليا.
- تقييم أداء المدربين من خلال الزيارات الميدانية الاشرافية.
- وضع الخطط و تطوير البرامج و المواد التدريبية للمدربيـن.
- المشاركة في لجان المقابلة و التوظيف لاختيار المدربين و تعيينهم.
- تعريب و توطين المواد التدريبية الانجليزية في ضوء تعليمات و توجيهات وزارة التربية و التعليم.
- نقابــة المهندســين الأردنييــن، اربد ( 2003 / 2007) .
- مدير تقــني في وحدة دعم نظم المعلومــات و مــدرب تكنولوجيــا معلومــات في الرئاسة العامــة لوكالــة الغــوث الدولــية التابــعة للأمم المتحــدة، عمان (2007/ وحتى الآن) .
