المدرب: حسام نزال
مقدمة
من منا لم يمر بأوقات أو لحظات تاه فيها وأحس بالإحباط لعدم كفاية الوقت لإنجاز وتحقيق الأهداف والمهام الكثيرة .ولعل الكثيرون يقللون من أهمية تخطيط أوقاتهم على إعتبار أن التخطيط نفسه هو مضيعة للوقت . ليس هذا فحسب بل أن عمليات التواصل خاصة الرسمية منها في العمل تحد من إستثمار الوقت وإستخدامه بأفضل الطرق .من هنا جاءت أهمية هذا التدريب لفهم والتعامل مع الأولويات من خلال إدارة أفضل وتخطيط وإدارة فعالة أفضل للتواصل بما سيساعد المشاركين على إستثمار وقتهم بطريقة أفضل .
الهدف العام
يهدف برنامج ” تخطيط المهام وإدارة الوقت وترتيب الأولويات ” تمكين المشاركين من إدارة وقتهم وطاقتهم بصورة أكثر فاعلية، وترتيب أولوياتهم وفقًا للأهمية والاستعجال وتأثيرها على العمل، مع تطوير قدرتهم على إدارة عمليات الاتصال الداخلي والخارجي بما يضمن وضوح الرسائل، سرعة الاستجابة، وتقليل الأخطاء وسوء الفهم.
أهداف الدورة
مع ختام هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على :
o تحليل المهام وتحديد الأولويات ووضع مقياس للبديء بالمهام الضرورية.
o تحليل الوقت وطريقة إستخدامه.
o التواصل مع العملاء الخارجي والداخلي بطريقة فعالة وعملية بما لا يضيع الوقت.
o وضع أهداف قابلة للتحقيق وتقسيمها الى مهمات مع وضع الوقت المناسب والغير مبالغ به لإنجاز هذه المهام.
o الإستفادة من التطبيقات الحديثة في توفير الوقت.
o ترتيب الأولويات للمهام والأهداف بطريقة علمية بإستخدام مصفوفة آيزنهاور.
o إستخدام مصفوفة 20/80 في الإستفادة القصوى من الوقت المتاح.
o إستخدام مصفوفة ذروة النشاط الخاصة بكل شخص لإنجاز المهام الصعبة والمعقدة والدقيقة.
o إستغلال الوقت بشكل فعال مما يساعد على تطوير وإدارة عمليت الإتصال بشكل فعال.
o تجربة وسائل وطرق مختلفة تساعدهم على الإستفادة من الوقت وزيادة وتوفير الوقت المتاح لهم.
محتويات البرنامج
مقدمة عن أهمية إدارة الوقت والتواصل في النجاح الشخصي والمهني. لماذا تعتبر الإدارة الفعالة للوقت أمرا حاسما لتحقيق النجاح؟
من يدير من،نحن أم الوقت؟ طبيعة الوقت ، تعريفه ومفهومه.
إدارة الوقت أم إدارة الأولويات؟
– مفهوم إدارة الوقت في بيئة العمل الحديثة.
– لماذا لا تكفي إدارة الوقت وحدها؟
– العلاقة بين الوقت والإنتاجية وجودة الخدمة.
– أين يضيع وقت الموظف البنكي؟
تحليل الوقت وتحديد الأنشطة التي تهدر الوقت الشخصي أو في العمل. إجراء تدقيق للوقت الشخصي.
– تحليل يوم العمل الفعلي.
– الأنشطة الضرورية مقابل الأنشطة المستنزفة للوقت.
– المقاطعات والتشتت وتعدد المهام.
– التعامل مع الهاتف، البريد الإلكتروني والاجتماعات.
استراتيجيات التخطيط الفعال:
– تحليل القدرات الشخصية في إدارة الوقت في العمل و تحديد الأهداف الشخصية والمهنية.
– التغلب على معوقات التخطيط.
– إنشاء قوائم المهام
– تحديد أولويات المهام بذكاء ضمن قائمة المهام.
– مصفوفة الأولويات.
– التمييز بين المهم للعميل، المهم للإدارة، والمهم للعمل.
– ترتيب المهام وفقًا للأثر والمخاطر والموعد النهائي.
تطوير نظم المعلومات الإدارية وتطويرعمليات وأساليب الاتصالات :
– الاتصال الفعال في البيئة البنكية
– مفهوم الاتصال كعملية وليس مجرد نقل معلومات.
– عناصر عملية الاتصال.
– أين يحدث الخلل؟
– أثر سوء الاتصال على العميل والبنك.
– الاتصال كأداة للإنتاجية وتقليل المخاطر.
– اختيار قناة الاتصال المناسبة و متى أستخدم كل قناة؟
– بناء الرسالة المهنية ، ماذا أريد أن يفهم الطرف الآخر؟ الوضوح والاختصار والدقة ، ترتيب المعلومات.
– الاستماع النشط (الإصغاء) وأهميته.
– الإجتماعات الناحجة والبدائل الأخرى لها بما يوفر الوقت ويحقق الأهداف.
– التعامل مع ضغوط العمل والمقاطعات
– كيف نقول “ليس الآن” بطريقة مهنية؟
– التعامل مع الزملاء والعملاء دون فقدان السيطرة على الأولويات.
– إدارة الاتصالات تحت الضغط وفي وقت الإزدحام
– التعامل مع التعليمات غير الواضحة.
تقنيات تحديد الأولويات:
– مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)
– مصفوفة آيزنهاور والأولويات.
– إنشاء جدول زمني شخصي محجوب.
التغلب على التحديات المشتركة:
– المماطلة ، فهم الأسباب الجذرية للمماطلة و استراتيجيات التغلب عليها.
– أسباب التسويف. قاعدة “ابدأ بالأهم”.
– متابعة الإنجاز وإعادة ترتيب الأولويات.
– التفويض ،ما هو وما هي مسؤوليات المفوض ؟ولماذا نفوض ولماذا لا نفوض؟
– تحديد المهام المناسبة للتفويض.
– تقنيات التفويض الفعال.
وضع بدائل وطرق جديدة وتوصيات لتوفير الوقت ومنها:
– طرق تحديد الوقت للمهمات Time blocking
– التعامل مع الضغوط النفسية بطريقة سهلة وسريعة.
– التعامل مع الزائر المفاجيء.
– رفع القدرة على قول لا.
منهجية التدريب :
تم تصميم هذا البرنامج ليكون مزيجا من التيسير والتفاعل بين المتدربين في ممارسة مهاراتهم والتفاعل بينهم والإستفادة من مواهبهم حتى إذا كان التدريب عن بُعد وذلك من خلال :
- العصف الذهني و توليد الأفكار Brain storming
- عرض ونقاش Discussion
- حالات دراسية Case studies
- تمثيل أدوار Roll play
- العمل في مجموعات صغيرة .Focus groups
- التطبيق العملي و تمارين وحالات عملية بطريقة سيفي CEFE Mythology
- العمل بفرق عمل Team work
- تعبئة استمارات وإجابة أسئلة لها علاقة بالموضوع نفسه Questionnaires
- عرض شرائح PowerPoint
