المدربة : نوال البرق
مقدمة:
تعد إدارة الأرشيف وتنظيم المعلومات من العمليات الأساسية في أي مؤسسة لضمان حفظ الوثائق والمستندات بشكل منظم وآمن، مما يسهم في تعزيز الكفاءة التشغيلية وتيسير استرجاع المعلومات عند الحاجة. في عصر التحول الرقمي، تزداد الحاجة إلى تطبيق أحدث أساليب وتقنيات الأرشفة الإلكترونية لضمان الحفاظ على المعلومات بأمان وسهولة الوصول إليها. يهدف هذا المحتوى التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الأرشيف وتنظيم المعلومات بكفاءة، سواءً كان ذلك في النظام الورقي التقليدي أو في النظام الرقمي المتطور.
الهدف العام:
يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تطوير مهارات المشاركين في مجالات التوثيق والفهرسة وتنظيم الوثائق والمعلومات، من خلال تقديم أساليب وتقنيات متقدمة في إدارة الأرشيف، سواء كان ورقيًا أو إلكترونيًا. يركز البرنامج على تزويد المتدربين بالمهارات اللازمة للحفاظ على المعلومات وتأمينها، وكذلك تقنيات استرجاع الوثائق بسهولة وفعالية، مما يساعد المؤسسات على تعزيز قدرتها في التعامل مع الكم الكبير من المعلومات بطرق آمنة ومنظمة.
الفئة المستهدفة
- الموظفين المعنيين يحفظ المستندات والارشيف بالاعمال الكتابية والسكرتاريا
- مدراء المكاتب والادارات والسجلات والارشيف والتوثيق
- العاملو في ادارات تنظيم المعلومات والاتصال
- العاملون في اقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
أهداف البرنامج
- تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
- تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
- التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.
- التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .
- انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .
- الاطلاع على التجارب العربية المتاحة.
محتويات البرنامج
المحـور الأول: الارشفـة وتنظيم الملفات والمحفوظات والوثائق
o طبيعة الأرشفة وتنظيم الملفات.
o أهمية تنظيم المعاملات والوثائق في المؤسسات.
– الأطر التنظيمية للمحفوظات والارشيف.
– الفرق بين الأرشفة والحفظ والتوثيق.
– مراحل حياة المحفوظات والملفات.
o أهداف الاحتفاظ بالملفات والمستندات.
o فوائد برامج إدارة الملفات وأرشفتها.
o طرق التعامل مع الوثائق المتقادمة.
o اعتبارات المستندات لدى المؤسسات.
o مركزية ولامركزية ادارة الملفات والوثائق.
o طرق حفظ وتداول الملفات والوثائق والمستندات.
المحور الثاني: التصنيف والترميز والفهرسة
– علم البيانات والمعلومات وأهميته.
– تقييم وتصنيف وارشفة الوثائق.
– طبيعة وأهمية وأنواع الأرشيف الورقي.
– مخاطر الأرشفـة الورقيـة والحفظ الورقي.
– توثيق وأرشفة وتصنيف الملفات والوثائق.
– البحث والتصنيف والطباعة في الأرشيف الورقي.
– التصنيف والترقيم والترميز والتصنيف الموضوعي للوثائق.
المحور الثالث: نُظــــم الارشفـة وإدارة الملفات والـوثائـــق الكترونيــــاً (EDMS)
– إدارة المعلومات ومفاهيم ومتطلبات التحول الرقمي.
– الارشفة الالكترونية واهميتها واحتياجات تطبيقها.
– الغاية من نظام الارشفة وإدارة الوثائق والملفات الإلكتروني.
– الشروط الواجب توافرها في برامج الارشفـة الإلكترونية.
– إدارة التغيير وثقافة المؤسسة خلال عملية التحول.
– عرض لاهم التقنيات الحديثة في الارشفة وحفظ الملفات.
– المدخلات والمخرجات والمعالجة والتقييم والواجهات والعلاقات.
– الاختلافات بين نظام إدارة السجلات ونظام إدارة الوثائق الإلكتروني.
المحور الرابع: التحول من الأرشيف الورقي الى الرقمي (إطار العمل)
– تحليل العمليات الحالية.
– مراجعة العمليات والتوثيق.
– التنفيذ: إدارة التغيير.
– الخيارات التكنولوجية.
– المراقبة وقياس الفعالية والتحليل.
– تنفيذ خارطة العملية ومسار خطوات العمل.
– تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني والاستراتيجيات المتعلقة به.
المحور الخامس: أمن الوثائق والتحكم بها
– أنظمة الصلاحيات.
– التخويل والتصريح.
– التواقيع الإلكترونية.
– أمن الوثائق والتشفير.
– مستويات الأمن المتعددة.
– النسخ الاحتياطية واسترجاع الوثائق.
– الأنظمة المبنية على الملفات والمجلدات.
أساليب التدريب
يعتمد أسلوب التدريب على استعراض ومراجعة المفاهيم الاساسية لمحتوى المادة التدريبية، ويحتوي على نقاش مفتوح ومشاركة فعالة، ويتخلله تشكيل فرق عمل وتمارين وحالات عملية بحيث يتمكن المشاركون من التطبيق العملي للمفاهيم والمهارات
تقدم في اللغة العربية و تكون لغة المنهاج التدريبي ولغة المحاضرة في اللغة العربية مع بعض المصطلحات بكلا اللغتين العربية والانجليزية خلال المحاضرات.
- عدد ساعات الدورة :12 ساعة تدريبية
- تاريخ الإنعقاد: الأحد – الأربعاء(11-14/01/2026)
- وقت الإنعقاد :من الساعة 5:30-8:30 مساءً
- مكان الانعقاد: تدريب إلكتروني ZOOM
